Cadastrar uma locação é o momento em que você junta as três pontas do contrato — quem aluga, qual imóvel e quanto e como se paga — e o sistema transforma isso em parcelas, repasses e comissões automaticamente. Este artigo mostra o caminho completo, campo por campo.

Por onde começar?

Clique no botão 'Cadastrar Locação', no topo do menu lateral. Ele fica fixo ali, acima de “Início”, e pode ser acessado de qualquer tela do sistema — você não precisa entrar em Locações antes.

O cadastro é dividido em 4 etapas, sempre nesta ordem:

A Ficha de Locação

Do lado direito da tela fica a Ficha de Locação. Ela é a sua conferência em tempo real: conforme você preenche as etapas, a ficha vai mostrando o inquilino, o imóvel, o proprietário e a participação dele, a garantia escolhida, o início e o prazo do contrato, o dia de vencimento, o valor do aluguel, a parcela mensal, quanto vai de repasse para o proprietário, quanto fica de receita da imobiliária, a comissão inicial, a multa e os juros.

Ou seja: você não precisa esperar salvar para saber quanto o proprietário vai receber. Se o número da ficha não bate com o que foi combinado no contrato, é sinal de que algum campo precisa de ajuste antes de concluir.

Etapa 1 - Inquilino

A primeira etapa define quem vai alugar o imóvel. Você tem três caminhos, e pode usar o que for mais rápido no seu caso.

Caminho 1 — a pessoa já existe no sistema

1. Deixe selecionada a aba CPF, CNPJ ou nome.
2. No campo Buscar no cadastro da imobiliária, comece a digitar o nome, o CPF ou o CNPJ.
3. O sistema vai listando as pessoas encontradas, mostrando o nome e o documento logo abaixo — isso ajuda quando há dois cadastros com nomes parecidos.
4. Clique na pessoa certa. O card dela é montado na tela com nome, CPF e tipo de pessoa.

Caminho 2 — a pessoa ainda não existe

Não precisa sair da locação para cadastrar. E antes de criar um cadastro novo, o sistema faz o trabalho de busca para você: basta informar o documento.

1. Clique em + Cadastrar pessoa.
2. Digite o CPF ou o CNPJ da pessoa. É o único campo da tela — o resto vem depois.
3. Clique em 'Buscar dados'.
4. O sistema consulta o cadastro da sua imobiliária e a Receita Federal e traz o que encontrar.
5. Confira os dados que vieram, complete o que faltar e finalize o cadastro.

• O que a consulta traz:

Quando o documento é encontrado, o cadastro já chega preenchido com:

• • Nome Completo
  • Contato - E-mail e telefone, quando existem na consulta.

Isso poupa a digitação e evita os erros clássicos de cadastro — nome abreviado, data trocada, endereço incompleto. Ainda assim, confira sempre: os dados vêm da base oficial, mas podem estar desatualizados se a pessoa mudou de endereço ou de telefone e não atualizou.

• Preenchendo manualmente:

Se preferir digitar tudo, ou se a consulta não encontrar o documento, clique em Preencher manualmente. A janela abre com os campos do cadastro:

• • Tipo de pessoa - Pessoa física ou pessoa jurídica. A escolha muda o campo seguinte para CPF ou CNPJ.
  • Nome completo - Escreva como está no documento, é esse nome que vai sair no contrato, nos boletos e nos recibos.
  • CPF / CNPJ - O sistema valida o número na hora. Se estiver incorreto, ele avisa antes de deixar salvar.
  • E-mail - Por onde o inquilino recebe as cobranças e os avisos do sistema.
  • Celular / WhatsApp - Mesma função do e-mail, pelo WhatsApp.

E-mail e celular aparecem como opcionais, mas informe pelo menos um dos dois: é por esse contato que o inquilino recebe as cobranças. Sem contato, você vai precisar mandar tudo manualmente depois.

Clique em 'Cadastrar e usar'. A pessoa é criada no cadastro da imobiliária (você a encontra depois em Pessoas) e já entra na locação como inquilino.

Caminho 3 — deixe o sistema ler o documento

Tem o documento em mãos? Então nem o CPF você precisa digitar. O sistema lê o arquivo, identifica o documento e completa o cadastro com os dados que encontra para aquele CPF/CNPJ.

1. Clique na aba Documento.
2. Arraste o arquivo para a área indicada, ou use 'Anexar' para escolher do computador e 'Bater foto' para fotografar na hora.
3. Vale RG, CNH, cartão CNPJ ou contrato social.
4. O sistema lê o documento e preenche o cadastro da pessoa sozinho. Confira os dados que vieram antes de seguir.

Como o cadastro é montado automaticamente, vale o mesmo cuidado dos outros caminhos: dê uma conferida antes de seguir, principalmente no e-mail e no celular, que são por onde o inquilino vai receber as cobranças.

Conferindo e seguindo

Com o inquilino definido, o card mostra os dados dele com a etiqueta Principal e os campos de contato ficam editáveis ali mesmo — se você corrigir o e-mail ou o celular, aparece o botão Salvar contato para gravar a alteração no cadastro da pessoa.

Se o contrato tiver mais de um inquilino (um casal, dois sócios, um responsável e um morador), clique em + Novo inquilino e repita o processo. Todos ficam vinculados à mesma locação.

Confira tudo e clique em 'Próximo'.

Etapa 2 - Imóvel

Aqui você diz qual imóvel está sendo alugado e confirma quem recebe o repasse.

Escolhendo o imóvel

1. No campo Buscar no cadastro da imobiliária, digite o nome, o código ou o CEP do imóvel.
2. Os resultados aparecem no formato código - nome, o que ajuda quando vários imóveis têm nomes parecidos.
3. Clique no imóvel. O card é montado com o tipo e o endereço completo.

Cadastrando um imóvel na hora

Se o imóvel ainda não existe no sistema, clique em + Cadastrar imóvel:

• Nome do imóvel - Como o imóvel é conhecido internamente. É por esse nome que a equipe vai encontrá-lo depois, então vale ser específico: APTO 302 - Ed. Vista Mar funciona melhor que só Apartamento.
• Tipo de imóvel - Apartamento, Casa, Chácara, Comercial, Fazenda, Sítio e demais tipos da lista.
• Proprietário - Opcional nesta janela. Se você já sabe quem é e a pessoa está cadastrada, selecione aqui; se não, dá para definir logo abaixo, na seção Proprietários.
• CEP - Digite o CEP e o sistema preenche logradouro, bairro e cidade/UF automaticamente.
• Número e complemento - Os únicos campos de endereço que ficam para você. O complemento aceita bloco, apto, sala.

Clique em 'Salvar e usar'. O imóvel é criado no cadastro da imobiliária e já entra na locação.

Proprietários

Assim que o imóvel é selecionado, a seção Proprietários aparece logo abaixo.

Se o imóvel já tinha proprietário no cadastro, ele vem preenchido automaticamente — você só confere. Se não tinha, os mesmos três caminhos da etapa do inquilino estão aqui: buscar no cadastro, + Cadastrar pessoa ou subir o documento para o sistema ler.

Vale para o proprietário tudo o que vale para o inquilino: ao cadastrar uma pessoa nova, informe o CPF ou CNPJ e clique em Buscar dados — o sistema consulta o cadastro da imobiliária e a Receita e traz nome, data de nascimento ou abertura, endereço e contato já preenchidos. Se o documento subir pela aba de leitura, o cadastro é montado do mesmo jeito.

Participação

Com um único proprietário, a participação fica em 100% e você não precisa mexer. Quando o imóvel tem mais de um dono, clique em + Novo proprietário e ajuste o percentual de cada um — é essa divisão que o sistema usa para repartir o repasse todo mês. A soma precisa fechar em 100%.

Forma de pagamento do repasse

Aqui você define como o dinheiro chega ao proprietário. As opções são:

• Transferência automática via caixa digital — o valor sai sozinho para o proprietário assim que o pagamento do inquilino é confirmado. É a opção que menos dá trabalho no dia a dia.
• Transferência manual via caixa digital — o valor fica disponível no caixa digital e você libera o repasse quando quiser.

Além de definir os Tipos de repasse que podem ser:

• Automático — O valor sai para o proprietário assim que o pagamento do inquilino for confirmado.
• Agendado — Podendo ser definido um dia fixo do mês para ocorrer o repasse (tendo recebido ou não do inquilino) ou que seja feito o repasse alguns dias após o recebimento do inquilino.

Com tudo certo, clique em 'Próximo'.

Etapa 3 - Garantia

A garantia é o que protege o proprietário caso o inquilino deixe de pagar. Nesta etapa você registra qual foi a garantia combinada no contrato.

Fiança Aluguel

A etapa abre já com a Fiança Aluguel selecionado, porque é a opção que resolve sem fiador e sem caução, com cotação e aprovação na hora. Para cotar, o sistema pede o valor do aluguel e alguns dados do inquilino que ficam salvos no cadastro dele:

• Data de nascimento
• CEP, rua, número, bairro e cidade

Se a imobiliária ainda não estiver conectada à Loft, aparece um aviso e o botão de conexão nessa mesma tela.

Outras garantias

Se o contrato usa outra garantia, clique em Prefiro outra garantia para abrir as demais opções:

• Caução / depósito - Depósito em dinheiro como garantia. Informe o valor da caução: o sistema gera uma cobrança para o inquilino e a devolução no fim do contrato.
• Fiador - Um terceiro assume a responsabilidade. Busque o fiador pelo nome, CPF ou CNPJ — ele precisa já estar cadastrado como Pessoa, então cadastre antes se ainda não estiver.
• Título de capitalização - Para quando o inquilino apresenta um título como garantia.
• Sem garantia - Segue sem garantia locatícia. Use quando foi mesmo o combinado no contrato.

Etapa 4 - Locação

A última etapa é onde o contrato vira números: valor, prazo, taxas e o que acontece se a parcela atrasar.

Dados da locação

• Valor do aluguel - O valor mensal combinado. Assim que você digita, a ficha ao lado já calcula o repasse do proprietário, a receita da imobiliária e a comissão inicial.
• Tipo de locação - Residencial, comercial e demais tipos. Essa informação aparece na identificação da locação depois de criada.

Prazos

• Início do contrato - Data em que a locação passa a valer. É a partir dela que o sistema monta os períodos das parcelas.
• Duração (meses) - Quantidade de meses do contrato. Use os botões – e + ou digite direto. O sistema gera uma parcela para cada mês.
• Dia de vencimento - Dia do mês em que as parcelas vencem. Vale para todas as parcelas do contrato — você não precisa definir uma por uma.

Taxas

As taxas são os valores cobrados do inquilino ou descontados do repasse do proprietário. Duas já vêm prontas, com o padrão da sua imobiliária (elas aparecem marcadas com a etiqueta PADRÃO):

• Comissão inicial — normalmente 100% na 1ª parcela, descontada do proprietário. É a comissão pela intermediação da locação.
• Taxa de administração — um percentual sobre todas as parcelas, descontado do proprietário. É o que a imobiliária recebe todo mês para administrar o contrato.

Você pode ajustar as duas neste contrato sem mexer no padrão da imobiliária. Ao lado do valor há o ícone ⇄, que alterna entre percentual (%) e valor em reais (R$) — útil quando a comissão foi combinada como um valor fechado, e não como um percentual.

Quem paga e em quais parcelas

Clique no seletor ao lado de cada taxa (ele mostra algo como Proprietário · 1ª parcela) para abrir o painel de configuração:

1. Cobrar de — escolha entre Inquilino e Proprietário.
2. Tipo — Acréscimo soma o valor à parcela; Desconto abate.
3. Parcelas — clique em Todas para aplicar no contrato inteiro, ou selecione parcelas específicas (1ª, 2ª, 3ª…). Se escolher mais de uma, o valor é distribuído entre elas.
4. Clique em Aplicar para confirmar.

Adicionando outras cobranças

Precisa incluir água, condomínio ou fundo de reserva na parcela? Clique em + Adicionar taxa e preencha a linha nova:

• Descrição — o nome que o inquilino vai ver na cobrança.
• Tipo — Água, Energia elétrica, Condomínio, Consertos e reparos, Fundo reserva, Gás e outros da lista.
• Valor — em R$ ou em %, usando o mesmo ícone ⇄.
• Cobrar de / parcelas — o mesmo painel descrito acima.

Cada taxa nova tem um ícone de lixeira à direita, caso você queira removê-la. A ficha de locação atualiza na hora, mostrando as taxas do inquilino e a nova parcela mensal.

Encargos por atraso e desconto

São aplicados automaticamente nas cobranças — você configura uma vez, no cadastro, e não precisa lembrar disso todo mês.

• Multa por atraso - Cobrada uma vez sobre o valor em atraso.
• Juros ao mês - Cobrados proporcionalmente aos dias de atraso.
• Desconto por pontualidade - Abatido se o inquilino pagar até o vencimento. Vem desligado — ligue apenas se a imobiliária trabalha com esse desconto.

Na multa e nos juros, além do percentual (ou valor em R$), você escolhe o que fazer com o dinheiro recebido:

• Repassar valor para o proprietário — o acréscimo vai inteiro para o proprietário.
• Reter o valor — o acréscimo fica com a imobiliária.
• Reter apenas a comissão — a imobiliária fica com a parte proporcional à comissão e o restante é repassado.

O botão à direita de cada linha liga e desliga o encargo.

Revisando e concluindo

Antes de salvar, dê uma última olhada na Ficha de Locação, à direita. Vale conferir principalmente:

• Inquilino, imóvel e proprietário (com a participação correta)
• Garantia marcada como “Selecionada”
• Início, prazo e dia de vencimento
• Repasse proprietário e receita imobiliária — os dois números que costumam gerar dúvida depois
• Comissão inicial, multa e juros

Estando tudo certo, clique em 'Concluir locação'.

Depois de concluir

O sistema leva você direto para a tela da locação, com as parcelas já geradas. No topo ficam o código da locação, o imóvel, os inquilinos, os proprietários, o dia de vencimento, o período do contrato e os valores de aluguel e comissões.

As abas organizam o resto do contrato:

• Parcelas - Todas as parcelas, agrupadas por período, em Lista ou Kanban. Aqui você acompanha o que está a receber e a pagar, filtra por vencimento ou situação, tira o relatório de parcelas e lança uma conta extra quando aparece uma cobrança fora do combinado.
• Taxas - As taxas aplicadas ao contrato.
• Editar - Onde os ajustes acontecem — veja abaixo.
• Contratos - Os documentos do contrato de locação.
• Informações - O resumo geral da locação.

O que se configura na aba Editar

Alguns pontos importantes do contrato não ficam no cadastro inicial — eles são definidos depois, na aba Editar, que tem quatro seções:

• Geral — é aqui que você liga o Dimob (para incluir o contrato na declaração anual à Receita), a Nota fiscal (emitida a cada cobrança, se a imobiliária tiver o módulo fiscal) e o Aplicar reajuste (que recalcula o aluguel a cada período). Os acréscimos e descontos também podem ser revistos por aqui.
• Comissões — mostra a comissão inicial e a taxa administrativa parcela por parcela, com a opção de marcar ou desmarcar em todas de uma vez e de aplicar a taxa apenas nas parcelas em aberto.
• Participantes — inquilinos, proprietários e demais envolvidos no contrato.
• Períodos — os períodos do contrato.

Ficou com dúvida em algum passo? Fale com a gente pelo chat aqui mesmo — a equipe de suporte responde rapidinho. 🧡